Najczęstsze pytania dotyczące współpracy z księgowym – odpowiedzi i porady

Najkrócej: ustal zakres usług i cenę, dostarczaj dokumenty na czas, wybierz jasną formę komunikacji, a umowę spisz tak, by obejmowała limity i zasady rozliczeń. Poniżej znajdziesz konkretne odpowiedzi na najczęstsze pytania o współpracę z księgowym, wraz z praktycznymi wskazówkami dla firm B2B.

Przeczytaj również: Jak sprzedać biżuterię i otrzymać za nią najlepszą cenę?

Jakie pytania zadać księgowemu przed startem współpracy?

Zacznij od weryfikacji: zapytaj o kwalifikacje (np. doświadczenie w Twojej branży, znajomość KSeF), zakres usług (czy obejmuje VAT, PIT/CIT, ZUS, sprawozdania, kadry i płace), model wyceny (abonament, limity dokumentów, stawki za konsultacje), a także o komunikację (kontakt e‑mail/telefon/online, czas reakcji). Dopytaj o reprezentację przed urzędami i warunki obsługi kontroli – czy są w cenie, czy dodatkowo płatne.

Przeczytaj również: Ryczałt 12 pkwiu - kto może z niego korzystać?

Przykład: „Mamy 120 faktur miesięcznie, ryczałt ewidencjonowany, ZUS dla 4 pracowników. Jak wyceniacie obsługę, jaki jest limit dokumentów w pakiecie i ile kosztują nadlimity?”

Przeczytaj również: Co oferuje basen grzybowska multisport dla miłośników pływania rekreacyjnego?

Co dokładnie wchodzi w podstawowe usługi księgowe?

Standard obejmuje prowadzenie ksiąg (księgi handlowe lub KPiR/ryczałt), sporządzanie i wysyłkę deklaracji VAT, PIT/CIT, obsługę ZUS, przygotowanie sprawozdań finansowych i podstawowych zestawień do GUS. Wiele biur oferuje też wsparcie w obsłudze KSeF oraz bieżące konsultacje w prostych sprawach podatkowych.

Pamiętaj, że usługi dodatkowe (kadry i płace, rozbudowane doradztwo podatkowe, reprezentacja podczas kontroli, wnioski kredytowe) często rozlicza się oddzielnie. Poproś o jasny wykaz, co jest „w cenie”, a co wymaga dopłaty.

Jak ustalić zakres współpracy i harmonogram?

Ustal konkretnie: jakie rejestry i deklaracje prowadzi księgowy, kto wystawia faktury sprzedaży, kto obsługuje KSeF, jak wygląda harmonogram dostarczania dokumentów (np. do 5. dnia miesiąca), kiedy wysyłane są deklaracje i jakie są terminy płatności podatków i ZUS. Zdefiniuj zasady akceptacji korekt i sposób zgłaszania zmian (np. nowe umowy, leasing, dotacje).

Dobrą praktyką jest miesięczna „checklista”: dokumenty sprzedaży, koszty, wyciągi bankowe, umowy, listy płac – wszystko w jednym, stałym porządku. Minimalizuje to ryzyko błędów i spóźnień.

W jaki sposób dostarczać dokumenty i jakie formaty są akceptowane?

Najwygodniej przekazywać dokumenty elektronicznie: skany, zdjęcia o dobrej jakości lub poprzez panel online. W przypadku KSeF – udziel odpowiednich uprawnień i ustal, kto wysyła/odbiera faktury. Dla kosztów – zdjęcia czytelne, z pełną treścią, najlepiej PDF/JPG; pliki nazwane datą i kontrahentem ułatwiają księgowanie.

Ustal też, czy biuro pobiera dokumenty z zewnętrznych systemów (bank, magazyn, e‑commerce) i w jakim zakresie. To skraca czas i zmniejsza liczbę błędów przy transporcie danych.

Jak powinna wyglądać umowa o współpracy z księgowym?

Umowa może być ustna, ale bezpieczniej sporządzić umowę pisemną. Powinna zawierać: opis zakresu usług, limity dokumentów, zasady rozliczeń (abonament, stawki za nadlimity i konsultacje), SLA komunikacyjne (czas reakcji), odpowiedzialność stron, tryb zgłaszania zmian i rozwiązywania umowy, politykę RODO oraz zasady reprezentacji przed urzędami.

Dodaj załącznik z harmonogramem i check‑listą dokumentów. Dzięki temu obie strony mają identyczne oczekiwania i mniej punktów spornych.

Jakie są obowiązki klienta i za co odpowiada księgowy?

Klient odpowiada za terminowe i kompletne dostarczenie dokumentów, informowanie o zmianach (np. nowy pracownik, leasing, dotacja), akceptację deklaracji i płatności podatków w terminie. Księgowy odpowiada za rzetelne ujęcie dokumentów, sporządzenie deklaracji, przesłanie ich do urzędów i zwrócenie uwagi na ryzyka wynikające z przepisów.

W praktyce: jeśli dokumenty przyjdą po terminie, księgowy może nie zdążyć z deklaracjami. Ustal awaryjną procedurę – np. częściowe rozliczenie na podstawie dostępnych danych i późniejsze korekty.

Jak działa komunikacja na co dzień i jak często kontaktować się z biurem?

Najlepiej umówić stałą częstotliwość: miesięczne podsumowanie, szybkie potwierdzenia e‑mail w sprawach bieżących, a w razie pilnych tematów – telefon lub krótkie spotkanie online. Ustal, kto jest opiekunem klienta i jaki jest standard odpowiedzi (np. 24–48 godzin w dni robocze).

Prosty schemat działa: e‑mail do przekazywania plików, telefon w sprawach nagłych, wideorozmowa przy zmianach podatkowych lub planowaniu inwestycji. To utrzymuje płynność rozliczeń.

Ile kosztuje współpraca z księgowym i skąd biorą się różnice w cenach?

Cena zwykle opiera się o abonament z limitem dokumentów i stawkami za nadlimity lub dodatkowe konsultacje. Na koszt wpływa forma opodatkowania (KPiR, księgi handlowe, ryczałt), liczba pracowników (kadry i płace), obsługa KSeF, a także reprezentacja przed urzędami i złożoność transakcji (np. międzynarodowe rozliczenia).

Wycena transparentna zawiera tabelę opłat: stawka bazowa, koszt dokumentu ponad limit, cennik kadr, koszt dodatkowych pism/deklaracji. Poproś o symulację dla Twojego wolumenu dokumentów, by uniknąć zaskoczeń.

Czy księgowy pomoże w kontrolach i w kontaktach z urzędami oraz bankami?

Tak, ale często jako usługa dodatkowa. Warto ustalić, czy biuro oferuje reprezentację podatkową (pełnomocnictwo), sporządzanie wyjaśnień, przygotowanie dokumentacji do kontroli, a także wsparcie przy wnioskach kredytowych (zestawienia finansowe, prognozy). Zadbaj, by te elementy znalazły się w umowie z określoną stawką.

Praktycznie: przed planowanym finansowaniem poproś o listę wymaganych dokumentów (RZiS, bilans, przepływy, raporty GUS). Przyspieszy to decyzję banku i zmniejszy liczbę korekt.

Jak przygotować firmę do bezbłędnej współpracy z księgowym?

Wdroż minimalne standardy: wystawiaj faktury w uzgodnionym systemie, numeruj pliki konsekwentnie, opisuj nietypowe transakcje (zaliczki, MPP, WNT). Zadbaj o właściwe pełnomocnictwa (e‑Urząd Skarbowy, ZUS PUE, KSeF). Ustal osobę kontaktową i zastępstwo na wypadek nieobecności. Dzięki temu rozliczenia są przewidywalne i terminowe.

Dodatkowa korzyść: dobrze opisane procesy księgowe ułatwiają skalowanie biznesu i krótszą ścieżkę due diligence przy rozmowach z bankiem lub inwestorem.

Gdzie znaleźć sprawdzone biuro i jak bezpiecznie zacząć?

Wybieraj partnerów z doświadczeniem w Twojej branży i jasnym cennikiem. Przydatna jest rozmowa wdrożeniowa i miesiąc próbny z ograniczonym ryzykiem. Jeśli potrzebujesz lokalnej współpracy i szybkiej reakcji, rozważ księgowy w Gnieźnie – lokalne biuro lepiej rozumie specyfikę regionu i może zaproponować spotkania na żywo.

Na starcie stwórz „pakiet powitalny”: dane firmy, NIP/REGON/KRS, status VAT, numery rachunków, lista systemów IT, wzory umów, uprawnienia do KSeF i PUE, harmonogram przekazywania dokumentów. To skraca wdrożenie do minimum.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

Do typowych błędów należą: przekazywanie dokumentów po terminie, nieinformowanie o zmianach w firmie, brak ustalonego limitu dokumentów, niejasne oczekiwania co do doradztwa oraz brak spisanej umowy. Antidotum jest proste: jasny zakres, harmonogram, polityka plików, pisemna umowa z cennikiem i regularny kontakt.

Jeśli pojawi się zmiana – nowy leasing, dotacja, sprzedaż środka trwałego – zgłoś ją od razu. Wtedy księgowy zareaguje na czas i unikniesz zbędnych korekt oraz odsetek.

• Klucz do bezproblemowej współpracy: przejrzysta umowa, terminowe dokumenty, stała komunikacja, dobry obieg elektroniczny.
• Gdzie oszczędzasz czas: panel online, standard nazewnictwa plików, check‑lista miesięczna, jeden opiekun po stronie biura.